A elaboração de um projecto requer entes de tudo um ambiente adequado para o desenvolvimento das idéias do grupo, requer tempo e paciência para que se possa trabalhar em conjunto, exercitando o respeito e o dom de ouvir o outro.
O presente trabalho surge no âmbito da cadeira de Concepção e Gestão de Projectos com o intuito de analisar, estudar e explicar com base na informação recolhida aspectos inerentes ao tema “Proposta de Projecto”.
Elaborar projectos é uma forma de independência. É uma abordagem para explorar a criatividade humana, a mágica das idéias e o potencial das organizações. É dar vazão para a energia de um grupo, compartilhar a busca da evolução (Kisil, 2001).
Para elaboração do presente trabalho recorreu-se a dados/informação recolhidos de diferentes fontes alternativas afim de clarificar aspectos inerentes ao tema em questão. Para organização do trabalho optou-se pela seguinte estrutura: Definição de conceitos; Propósito; Itens que podem constar na proposta; Lista de controlo da qualidade da Proposta de Projecto: Sim ou Não e Teste ácido da Proposta de Projecto.
2. O que é um projecto
Projecto é definido como um conjunto de actividades, implicando a utilização de recursos diversos, executadas para levar a cabo um determinado objectivo. Também pode ser definido como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. De acordo com a ONU (1984) citado por Instituto Socioambiental e APREMAVI (2007), um projecto pode ser definido como um empreendimento planeado que consiste num conjunto de actividades interrelacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objectivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dados.
Os projectos e as operações diferem, principalmente, no facto de que os projectos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas. Os projectos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal. São exemplos típicos de projectos: grandes obras pontuais: (pontes, barragens, edifícios, fábricas, aeroportos, centrais térmicas, ETARs, etc.); grandes obras lineares (estradas, vias férreas, gasodutos, linhas eléctricas MAT/AT, etc.); arranques de empresas ou novos negócios; grandes reparações, manutenções.
3. Propósito da proposta de projecto
O propósito da proposta de projecto é de providenciar:
Uma declaração da necessidade a ser resolvida, a aproximação geral sendo executada, e os benefícios resultantes que são esperados;
Uma descrição completa das actividades do projecto, timeline, e os requisitos do recursos necessitados pela administração para decidir se o projecto pode proceder à fase da implementação;
Um instrumento dinâmico para o gestor do projecto e a equipa do projecto para utilizar na tomada de decisões ao longo do ciclo de vida do projecto;
Um documento de referência para o controlo da gestão;
Uma assistência sumária e treino para os novos membros da equipa do projecto; e
Um documento sumário para os outros na organização que precisam estar cientes dos detalhes do projecto.
A proposta é claramente o documento-chave no projecto. É, simultaneamente, um instrumento de tomada de decisão, controlo da gestão, treinamento e informativo. É escrito para ser entendido e usado pela gestão sénior, gestão de projecto, membros da equipa de projecto, oustros gestores e profissionais com uma necessidade de saber.
Segundo Oliveira (2009), uma proposta simples, básica e fundamentada precisa assumir compromissos claros e objetivos. Se quem a elabora tem conhecimento da solicitação do contratante e do trabalho, não precisa ter receio de redigir compromissos e obrigações. Este receio é directamente proporcional à falta de conhecimento ou da capacidade de atender a uma determinada solicitação.
4. Itens que podem constar na proposta
Em primeiro lugar, vamos identificar e descrever cada pedaço da informação contida na proposta.
Nome do projecto: é um rótulo de duas ou três palavras que irá identificar o projecto.
Gestor do projecto: a pessoa responsável pelo projecto. É a pessoa responsável por concluir o projecto em tempo, dentro do orçamento, e de acordo com a especificação.
Actividade: é um espaço composto por 3 partes que identificam a actividade pelo número e depois por um nome curto mas descritivo dado à actividade. A terceira parte do espaço é uma descrição da actividade em sí. Será uma declaração específica em termos precisos do trabalho a ser executado.
Horário: é dado a data estimada do início e do fim de cada actividade, baseiando-se na análise da rede do projecto. Assim que o projecto progride essas datas podem mudar. Essas são as datas em que o gestor de projectoestará pronto para começar e espera completar cada actividade no projecto.
Orçamento do projecto: a informação do orçamento neste relatório é agregada ao nível da actividade. Mais informaçã pode ser providenciada como anexos se essa for a preferência da gestão do topo. Planear o orçamento é uma arte assim como ciência. Veja os seguintes cenários:
Subestimação dos custos do projecto: a administração pode evitar estimativas de custos de actividade que percebem ser altos, mas não há necessidade de ser excessivamente optimista nem pressionado a subestimar só para ganhar uma reacção favorável. A administração sénior irá desafiar sempre uma estimativa, só para ver se é defensável.
Não é incomum para os gestores de projecto com menos experiência ser muito optimistas relativamente ao tempo e aos custos. Em alguns casos tais estimativas podem ser dadas por forma a ser mais competitivas com relação a outros projectos disputando apoio da administração ou do cliente. Em alguns casos estimativas abaixo do custo podem ser feitas só para conseguir o contrato. Tratar um projecto como um líder de perda na expectativa de que mais projectos irão seguir não é uma estratégia incomum.
Superestimação dos custos do projecto: superestimação compra seguro contra atrasos inesperados e problemas que vão requerer voltar ao bem e sofrer o embaraço criado. O perigo da superestimação é que a administração não irá aprovar o projecto porque as análises do custo/benefício sugerem que aprovando o projecto não será uma boa decisão de negócio.
Estimar o orçamento
Estimativas de rendimento e despesa: muitos projectos afectam a renda. Por exemplo, o projecto pode envolver o planeamento, desenvolvimento, e distribuição do novo produto/serviço; a reposição de produtos/serviços existentes, ou a mudança de qualquer um nos passos dos passos na cadeia de logística (procuração, fabrico, inventário, distribuição); ou resolução de problema. Tudo isto terá implicações financeiras, e a administração sénior vai querer a tua melhor estimativa do impacto nas rendas e despesas antes de a aprovação ser dada.
5. Lista de controlo da qualidade da Proposta de Projecto: Sim ou Não
-------Peritos e pessoas experientes foram usados para ajudar a estimar e rever cada actividade do orçamento.
-------todas categorias de custos para cada actividade foram aestimadas (mão-de-obra, equipamento, viagem, provisões, etc.).
-------estimativas para todos custos de recursos internos foram feitas antes da necessidade ou uso dos recursos externos ser estimada.
-------estimativas de custos são realísticas e conservativas.
-------estimativas de custos são compreensivas para cada actividade; não há custos escondidos ou surpresas.
6. Teste ácido da Proposta de Projecto
1.Comparou os orçamentos em todas actividades e determinou quaisquer discrepâncias salientes.
2.A equipa central do projecto revisou os métodos de estimação do orçamento e aprovou a consistência e a objectividade.
3.O custo total do projecto foi estimado e tem a sua aprovação da necessidade razoável, nenhuma surpresa, nehuns custos ocultos, nenhuma probabilidade do custo exceder.
7. Conclusão
A proposta de projecto representa a transição de planificação (definir, plano), para implementação (organizar, controlo, encerramento). É a fundação sobre a qual o balanço do projecto assenta e a base sobre a qual todas decisões gerenciais serão tomadas.
É fundamental que na proposta do projecto constem os seguintes itens: nome do projecto, gestor, actividades, horário, orçamento do projecto (subestimação dos custos do projecto, superestimação dos custos do projecto, estimar o orçamento).
A proposta de projecto tem o objectivo de providenciar: uma declaração da necessidade a ser resolvida, a aproximação geral sendo executada, e os benefícios resultantes que são esperados; uma descrição completa das actividades do projecto, timeline, e os requisitos do recursos necessitados pela administração para decidir se o projecto pode proceder à fase da implementação; um instrumento dinâmico para o gestor do projecto e a equipa do projecto para utilizar na tomada de decisões ao longo do ciclo de vida do projecto; um documento de referência para o controlo da gestão; uma assistência sumária e treino para os novos membros da equipa do projecto; um documento sumário para os outros na organização que precisam estar cientes dos detalhes do projecto.
8. Referências bibliográficas
Instituto Socioambiental e APREMAVI (2007). Pequeno Manual para Elaboração de Projetos Sócio-Ambientais. Acessado no dia 1 Março de 2011 em
http://www.scribd.com/doc/33386990/Manual-Elaboracao-de-Projetos.
Kisil, R. (2001). Elaboração de Projetos e Propostas para Organizações da Sociedade Civil. São Paulo: Global.
Oliveira, P. (2009). Proposta de Projeto. Acessado no dia 1 Março de 2011 em http://paulooliveira.wordpress.com/2009/05/19/proposta-de-projeto-ii/.
Weiss, J. & Wysocki, R. (1992).5-Phase Project Management. Cambrige: Perseus Books.
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