terça-feira, 27 de abril de 2010

Comunicação nas organizações

Comunicação é o processo pelo qual as pessoas que trabalham em uma empresa transmitem informação entre si e interpretam o seu significado.


Processos de comunicação

O processo de comunicação pode ser abordado matematicamente, não do ponto de vista deterministico mas sim probabílistico, pois nem todo sinal emitido pela fonte de informação percorre o processo de modo a chegar perfeitamente ao destino. O sinal pode sofrer perdas, motilações, distorções; pode tambem sofrer ruidos, interferências, vasamentos, e ainda ampliações ou desvios.

Os gerentes podem preferir debates vis-a-vis (face a face) porque nesse caso eles podem notar as expressões do rostos, os tons da voz, os gestos e outros sinais não verbais que contem um significado.

Os escritos fornecem registros e permitem um novo exame para verificar e esclarecer a informação. Fornecem informações para fins posteriores e, às vezes, imprevistos. Esses indicadores de papel podem documentar um modo de agir que a fala não registrada não pode.


Modelos do processo de comunicação

Existem dois modelos do processo de comunicação: modelo simplificado e modelo complexo.

• O modelo simplificado do processo de comunicação apresenta três pontos essenciais: emissor, receptor e compreensão do receptor.

• O modelo complexo do processo de comunicação apresenta as seguintes etapas de comunicação: emissor (significado e codificação), canal (mensagem), receptor (descodificação e compreensão) e retro informação.

Emissor é a pessoa, coisa ou processo que emite a mensagem.

Codificador é o equipamento que liga a fonte ao canal, isto é, que codifica a mensagem emitida pela fonte para o canal.

Canal é a parte do sistema referente ao transporte de alguma forma de mensagem entre pontos fisicamente distante.

Descodificador é o equipamento situado entre o canal e o destino, isto é, que descodifica a mensagem para o destino.

Receptor é a pessoa, coisa ou processo para o qual a mensagem é enviada.

Retroação é o elo final do processo de comunicação onde ocorre o retorno (receptor-emissor) da informação. O feedback permite ao emissor verificar se a sua comunicação foi ou não efectiva, quer dizer, se chegou como deveria chegar ao receptor, se ele atingiu os objectivos que pretendia com a sua mensagem.


Importância da comunicação

A comunicação é uma actividade administrativa que tem dois propósitos principais: proporcionar informação e compreensão necessária para que as pessoas possam se conduzir em suas tarefas e proporcionar as actividades necessárias que promovam a motivação cooperação e satisfação nos cargos.


Tecnologias de informação e comunicação

Tecnologias de informação são áreas de tecnologia onde se verificam processos de tratamento, controlo e comunicação da informação através de meios electrónicos. Os processos de tratamento de informação são essencialmente ligados a informática.

A comunicação humana desenvolve-se em diversos campos de diferentes naturezas, dos quais podemos destacar dois pontos distintos: a comunicação em pequena escala, e a comunicação em larga escala ou comunicação de "massa". Em ambos os casos, o ser humano passou a utilizar utensílios que passaram a auxiliar e a potencializar o processo de produção, envio e recepção das mensagens. A tecnologia passou a fazer parte da comunicação humana, assim como, passou a participar da maioria das actividades desenvolvidas pela humanidade ao longo do seu desenvolvimento.



Comunicação interpessoal

A comunicação interpessoal é um método de comunicação que promove a troca de informações entre duas ou mais pessoas. Cada pessoa, passamos a considerar como, interlocutor, troca informações baseadas em seu repertório cultural, sua formação educacional, vivências, emoções, toda a "bagagem" que traz consigo.

As comunicações constituem a primeira área a ser focalizada quando se estudam as interações humanas e os metodos de aprendizagem para a mudança de comportamento ou para influenciar o comportamento das pessoas.

Existe uma profunda relação entre motivação, percepção e comunicação. Aquilo que duas pessoas comunicam é determinado pela percepção de si mesmas e de outra pessoa na situação, e pela percepção, sobre o aspecto de motivação, pela importancia daquele momento. A ideia comunicada é relacionada intimamente com as percepções e motivações tanto do emissor como do destino, dentro do determinado contexto situacional.


Áreas de informação

Informática é a ciência do tratamento da informação por meios automáticos através dos computadores.

Burótica designa a aplicação de meios informáticos no tratamento e circulação da informação nos escritórios ou gabinates administativos.

Telemática conjuga os meios informáticos com os meios de comunicação a distância ou telecomunicações.

Controlo e atomação tarta-se da intervenção ou meios informáticos no controlo de mecanismos e processos industriais.

Gestão de qualidade total

A Gestão da Qualidade Total consiste numa sistemática de administração voltada para o atendimento das necessidades, dos interesses e das expectativas dos clientes. Esta gestão oferece condições a todos os envolvidos no processo de capacitar-se para planejar e gerenciar seu próprio trabalho, por meio da preparação adequada, de tal forma que cada um possa contribuir eficazmente com o grupo na solução dos problemas, a fim de que os objectivos estabelecidos sejam atingidos.

É importante destacar que para a implantação desta gestão é fundamental que haja uma sensibilização de todo o pessoal, uma vez que tal implantação depende muito mais de uma mudança de atitude, de hábitos e modo de pensar de cada um, a fim de que haja adesão espontânea de todos ,do que da utilização de técnicas, métodos ou instrumentos.

Segundo Donnelly (2000: 491), algumas empresas que adoptaram a filosofia da gestao de qualidade, seguem 3 princípios:
• O objectivo do controlo de qualidade consiste em alcançar uma forma constante e contínua de melhorar a qualidade.
• O alvo da melhoria e controlo da qualidade vai muito além do bem ou serviço que a organização oferece. A preocupação com a qualidade está em cada um dos processos da organização.
• Os empregados assumem uma maior responsabilidade na melhoria da qualidade.

A qualidade , de acordo com Chiavenato ( 2000 ), está relacionada com a figura do cliente ( o produto ou serviço deve se adequar ao uso pelo cliente, suas necessidades presentes e futuras, suas exigências e expectativas).


A importância actual da dimensão de qualidade na gestão

De acordo com Bilhim ( 2004 ), é importante a qualidade porque: fideliza os clientes já existentes; atrai novos clientes; reduz custos ( custos da não qualidade); aumenta receitas; apela a criatividade e contribui para a saùde financeira da empresa.


O conhecimento das exigências ou expectativas dos clientes

De acordo com Bilhim ( 2004 ), o cliente pode ser interno ou externo. Em toda organização existe uma infinidade de cadeias de fornecedores e clientes: cada funcionàrio é um cliente do anterior ( do qual recebe entradas ) e um fornecedor para o seguinte ( para o qual entrega as suas saídas ).A ideia de fornecedores ou clientes internos e externos constituem o nùcleo da dualidade total.
Assim, é fundamental conhecer as exigências e expectativas dos clientes ,externos e internos, de forma a apresentar produtos, serviços e incentivos que irão, o posterior nivel da qualidade de organização. O produto ou serviço final, baseado nas exigências do cliente, deve ultrapassar suas expectativas.


Conceito de qualidade e processo de melhoria contínua de qualidade

Para Feigenbaum, qualidade é o total das características de um produto ou serviço referente a marketing, engenharia, manufactura e manutenção, pelas quais o produto ou serviço, quando em uso, atenderá às expectativas do cliente.

A melhoria contínua da qualidade é aplicável no nível operacional. Tanto melhoria contínua como a qualidade total são abordagens incrementais para se obter qualidade em termos de produtos e serviços. Chiavenato ( 2000 ), ambas as abordagens seguem as seguintes etapas: escolha e uma área de melhoria; definição a equia de trabalho que irá tratar da melhoria; identificação, divulgação e transendência dos padrões de excelência; análise do método actual de trabalho; estudo piloto da melhoria- a equipa desenho e testa um esquema peloto; implementação das melhorias – a equipa propõe a melhoria mas cabe à direcção assegurar a implementação de modo a fortalecer a competitividade organizacional e a motivação das pessoas envolvidas.


Conceito e filosofia de qualidade total

Qualidade total está baseada no empoderamento das pessoas, que significa a habilitação dos funcionários para resolverem os problemas do cliente, na redução de custos e de tempo, trazendo economias para a organização e satisfação das pessoas envolvidas. A qualidade total focaliza os problemas operacionais.
A qualidade total muda o foco do controle externo para o interior de cada indivíduo, o objectivo é fazer com que cada pessoa seja responsável por seu próprio desempenho e que todos se compromentam a atingir a qualidade de maneira altamente motivada. A qualidade total é aplicada em todas as áreas e níveis da organização e deve começar do topo da empresa.


Sistemas de gestão de qualidade e certificação da qualidade

Segundo Pires ( 1993 ), o sistemade qualidade é o conjunto de sistemas organizacionais capazes de transmitir a máxima confiança de que um determinado nível de qualidade aceitàvel, está sendo alcançando ao mínimo custo.
O sistema de qualidade é um subsistema de gestão porque atribui sistematicamente recursos e responsabilidades de modo a que a organização para a qualidade se torne viável, efectiva e competitiva.


Objectivos de um sistema da qualidade

• Fornecer uma abordagem sistemática de todas as actividades que possam afecatr a qualidade desde a concepção ao fabrico, até ao estudo de mercado e a assistência após-venda.
• Privilegiar as actividades de prevenção em vez de confiar apenas na inspecção;
• Fornecer uma evidência objectiva de que a qualidade foi alcançada.

Segundo Donnelly (2000:488), um sistema que reduza as hipóteses de que um produto de baixa qualidade chegue ao cliente envolve os 5 elementos seguintes: Desenvolvimento de características de qualidade; Estabelecer padrões de qualidade; Desenvolver um programa de avaliação da qualidade; Fomentar o empenho na qualidade; comunicação da necessidade de qualidade.






Bibliografia

CHIAVENATO, I. ( 2000 ). Introducao a Teoria Geral de Administracao. Rio Janeiro. Campus.

DONNELLY, Gibson et al ( 2000 ). Administração: Princípios de Gestão Empresarial. Edição: Mc Graw. Hill Portugal. pp 482- 491

MARTINS, José P. (1999). Administração Escolar: uma abordagem crítica do Processo Administrativo em Educação. 2ªEDIÇÃO. Ed. Atlas. São Paulo. pp 178-180

PIRES, António R. ( 1993 ). Sistema de Gestão de Qualidade. Ed. Lidel Sílabo.1 edição

quinta-feira, 8 de abril de 2010

Entrevista de e Aconselhamento e de Orientação Profissional

Introdução

Este trabalho surge no âmbito de trabalhos a serem apresentados em seminários na disciplina de Técnicas de Entrevista Psicológicas. O assunto abordado no presente trabalho é a Entrevista de Aconselhamento e da Orientação Profissional no contexto organizacional.
Quando se fala de aconselhamento não é apenas um acto de dar conselhos, fazer exortações nem encorajar disciplina ou prescrever condutas que deveriam ser seguidas. Pelo contrário, trata-se de um processo no qual um técnico utiliza competências específicas para ajudar o utente a lidar mais eficazmente com a sua vida.
Da mesma forma, quando se fala de Orientação Profissional, ela não é dirigida somente para quem tem dúvidas sobre a profissão que deve seguir, mas, na realidade, ela é uma medida preventiva, que visa auxiliar o jovem no processo de maturação em relação à escolha porque muitas vezes o jovem pensa que não tem dúvidas, por que não verificou todas as possibilidades e tem uma relação fantasiosa com àquela profissão desejada.

Para a elaboração do trabalho, recorreu-se a consultas de alguns artigos publicados na internet sobre a motivação e consulta dos livros que abordam a matéria.











Aconselhamento

O aconselhamento psicológico (counselling) é uma relação de ajuda que visa facilitar uma adaptação mais satisfatória do sujeito à situação em que se encontra e optimizar os seus recursos pessoais em termos de autoconhecimento, auto-ajuda e autonomia (http://www.counselingvih.org/pt/definitions/definitons.php?Langue=pt.).

Aconselhar não é dar conselhos, fazer exortações nem encorajar disciplina ou prescrever condutas que deveriam ser seguidas. Pelo contrário, trata-se de ajudar o sujeito a compreender-se a si próprio e à situação em que se encontra e ajudá-lo a melhorar a sua capacidade de tomar decisões que lhe sejam benéficas. O aconselhamento é um processo no qual um técnico utiliza competências específicas para ajudar o utente a lidar mais eficazmente com a sua vida.

A finalidade principal do aconselhamento na organização é promover o bem-estar psicológico e a autonomia pessoal no confronto com as dificuldades e os problemas .


Entrevista de aconselhamento

A entrevista de aconselhamento consiste de dois métodos: método directivo e método não directivo ( ribafs.org/outros/trabalho/entrevista/tecnicas_de_entrevista.htm).
Método directivo – o conselheiro assume a iniciativa da condução da entrevista. Ocorrem as seguintes condições:
· O aconselhado está em desespero ou desamparado, e precisa de apoio antes de tomar decisão;
· O aconselhado evidencia incapacidade de iniciar a entrevista;
· O conselheiro pode e deve assumir a maior parte da responsabilidade do procedimento a seguir;
· Os factos e soluções são claros;
· O aconselhado pode e deve aceitar os resultados da entrevista e não perderá as próprias possibilidades de auto-direcção.
Método não – directivo – a responsabilidade pela condução da entrevista cabe ao aconselhado. Ocorre nas seguintes condições:
· O aconselhado está sob forte tensão;
· O aconselhado tem vários bloqueios afectivos que o impedem de analisar racionalmente;
· A solução requer que o aconselhado assuma considerável responsabilidade para decisão e acção;
· As prováveis causas das dificuldades são obscuras e complicadas.


Características dos dois métodos

No método directivo o conselheiro assume grande responsabilidade pela solução (junto com o aconselhado), regista a entrevista e acompanha o caso.
No método não – directivo o aconselhado procura o conselheiro, tenta passar a responsabilidade ao conselheiro (que devolve). O aconselhado aceita a responsabilidade de resolver o problema ou foge à situação. Se aceitar, o conselheiro explica–lhe que a situação do aconselhamento lhe dá oportunidade de resolver o problema com assistência.


Orientacao profissional

A Orientação Profissional (OP) teve suas origens na Psicologia Industrial, pela necessidade de selecionar as pessoas mais capacitadas para o exercício das diferentes funções que se criavam nas indústrias. Foi paulatinamente vinculando-se à orientação educacional, preocupando-se principalmente com a continuação dos estudos e ocupações, visando à formação profissional. Geralmente, relaciona-se a OP como uma prática restrita a escolas e consultórios de psicologia. Actualmente, face à modernização tecnológica, assiste-se a uma demanda cada vez maior pela Orientação Profissional e de Carreira nas empresas (http://www.unifev.edu.br/orientacao_profissional/escolha.php).

Várias vezes, tem–se uma visão distorcida de que somente quem tem dúvidas sobre a profissão é que deve buscar auxilio. Mas, na realidade, a orientação profissional é uma medida preventiva, que visa auxiliar o jovem no processo de maturação em relação à escolha. Muitas vezes o jovem pensa que não tem dúvidas, por que não verificou todas as possibilidades e tem uma relação fantasiosa com àquela profissão desejada. Assim, um adolescente vê-se na situação de escolher entre todas essas possibilidades sem um processo adequado de orientação profissional, ele acaba escolhendo aquelas que conhece mais, ou as mais prestigiadas.

A sociedade contemporânea, exige mais do indíviduo no que se refere a colocar-se enquanto sujeito adulto. Neste sentido, torna-se relevante o processo de Orientação Profissional. Outra questão que justifica a existência e a importância de um espaço para escolha profissional é que esta actividade é algo que nos acompanha por toda a vida. Uma pessoa satisfeita com seu trabalho, em uma ocupação associada a sua personalidade e a seus anseios, é alguém que tende à realização e a uma capacidade produtiva maior.
Nesse sentido, um processo de Orientação Profissional que facilite uma escolha consciente e bem formulada consiste em um primeiro passo à realização profissional. É, portanto, um instrumento que actua no sentido de programação da saúde humana, agindo profilaticamente.
Actualmente, com a globalização da economia, há exigências crescentes no mundo profissional, frente às quais são necessárias posturas flexíveis que respondam às demandas do mercado de trabalho. O ritmo das mudanças pede ao indivíduo uma postura activa, de participante da realidade, capaz de se posicionar e de exercer escolhas constantemente.
Deste modo, um processo de Orientação Profissional adaptado a esta nova realidade – que não se prende apenas a resultados de testes e à busca de informações profissionais, mas que vise à tomada do momento de escolha enquanto um processo de aprendizado a ser levado para outros momentos de escolha - tem muito a contribuir na formação de pessoas capazes de estarem constantemente se adaptando a mudanças e de posicionarem-se frente à realidade que se apresenta.

Outro aspecto relevante é que nenhuma escolha é final ou definitiva, mesmo em um campo profissional específico, situações novas se apresentarão diariamente, exigindo posicionamento, escolha e acção.

A Orientação Profissional, além de oferecer condições para a busca de informações sobre carreiras profissionais, tem um papel relevante enquanto espaço para auto-conhecimento, apoio e busca de posicionamento crítico do sujeito frente ao processo de ingresso no mundo profissional, facilitando ainda a troca de experiências entre os envolvidos.


A função do orientador professional

De acordo com Sauret(1996), a função do orientador professional e sua acção devem ser percebidas diferentemente daquela do gerente de recursos humanos. O orientador ajuda o empregado num processo de reflexão de sí mesmo, sobre suas aspirações e interesses profissionais. Em nenhum caso ele dirá ao empregado o lugar que ele deverá ocupar.
Muitas vezes, a fronteira entre a orientação professional e o aconselhamento não está suficientemente clara e pode-se encontrar situações de ambiguidade, com certos gerentes que acreditam desempenhar o papel de orientadores, dando seu ponto de vista ao empregado – o que não é necessariamente errado, mas que não utilize o procedimento próprio da orientação professional. Auxiliar o empregado com conselhos e opiniões não caracteriza uma orientação professional.


Modalidades da entrevista de Orientação Profissional

De acordo com o sítio http://orientandotrabalhodeop.blogspot.com/ , o processo de orientação professional é constituido por duas modalidades que têm 8 encontros. O objetivo é de levar o jovem a uma maturidade para escolher a profissão. Os primeiros encontros visam o autoconhecimento, o jovem vai ser levado a perceber suas influências familiares, os mitos herdados, as questões inconscientes que actuam no processo de escolha. A seguir tem-se a informação profissional, que objectiva ampliar o leque de opções e aprofundar-se sobre as profissões que o jovem se interessa, sempre as relacionando com a realidade social das mesmas.

Modalidade Individual

Esta modalidade é indicada para quem quer um grande aprofundamento sobre as questões da escolha. Segue um modelo de uma psicoterapia breve, tendo as questões profissionais como foco principal. Os encontros duram cerca de 45 minutos a 1 hora.

Modalidade Grupal

Técnicas para Criar um Vínculo Grupal
Embora no modelo grupal haja 2 ou 3 encontros individuais (cada jovem com o psicólogo orientador), o grupo tem como vantagem propiciar ao jovem que ainda não está envolvido no processo de escolha, actividades e técnicas lúdicas para que o mesmo se envolva e reflita mais sobre a mesma. É indicado para adolescentes ou pessoas com dificuldade em verbalizar individualmente. Os encontros são de 1hora e 30min a 2horas.


Etapas do processo de Orientação Profissional

1ª Etapa - Autoconhecimento

Sao usadas Técnicas Projectivas; Aplicação de testes Vocacionais e Profissionais; Aplicação do teste Psicológico "BBT".
Estas técnicas possibilitam ao jovem entrar em contacto com aspectos pessoais que estão ligados a diversas fases de sua vida os quais servem para a compreensão dos factores que influenciam na decisão actual. São técnicas que elucidam ao jovem seus gostos e preferências pessoais, distinguindo-os dos valores sociais e familiares, além de permitirem ao jovem ver-se através do olhar do outro num processo de identificação pessoal.

2ª Etapa - Influência Familiar

São usadas técnicas que levam o jovem a perceber e concretizar uma influência que muitas vezes é subtil e passa quase despercebida sendo assim difícil de trabalhar, ou influências que são forte demais atrapalhando o jovem a fazer sua real escolha em detrimento da dos pais.

3ª Etapa - Realidade Social

Técnica do Cofee Break Social
São técnicas que levam o jovem a se imaginar enquanto profissional, e dessa forma o orientador pode detectar como o jovem simboliza determinadas profissões diante o status social.Não basta levar o jovem a conhecer as profissões e analisar suas aptidões, precisa-se perceber qual valor ele determina para sua escolha e como ele reage diante do que a sociedade atribui à sua opção. Nessas técnicas cria-se uma discussão sobre a desigualdade social no mundo sobre como os valores familiares e individuais referentes à essa situação e a preocupação com manutenção ou ascensão de nível social interferem na escolha profissional.

4ª Etapa - Informação Profissional

Técnica "Qual a Profissão"
São técnicas que informam ao jovem as especificidades de diferentes profissões, elucidam dúvidas acerca das mesmas e desmantelam-se mitos e preconceitos. Além disso levanta-se reflexões, sobre os critérios para escolha profissional, sobre quais as expectativas em relação a carreira, âncoras profissionais, etc.

5ª Etapa - Visita às Universidades

Conhecendo o dia a dia de profissionais
Leva-se o grupo, ou o jovem que faz o trabalho individual, a conversar com profissionais de diversas áreas e também a visitar e conhecer Universidades locais. É importante que o jovem possa concretizar as antigas fantasias em relação às profissões para que ao fim do processo escolha com mais propriedade.

6ª Etapa - Técnicas de ansiedade frente ao exame de admissão (somente para grupos de examinandos)

Essas técnicas servem para detectar o grau de ansiedade dos jovens frente à barreira do exame, ou para trabalhar com esta ansiedade. São técnicas que visam levar o jovem a conhecer seu grau de preocupação frente ao dilema e à melhor maneira de aliviar ou solucionar esse problema. Com certeza um jovem menos ansioso, é um jovem com mais maturidade psicológica para realizar uma escolha acertada e também um jovem mais apto à realizar uma prova com qualidade e garantir seu lugar nas universidades desejadas.

Etapa final – Escolhendo as Profissões

Relaxamento e Técnicas Expressivas
Leva-se o jovem através de relaxamentos, ou outras técnicas, a refletir sobre todo o processo e perceber o que mudou no seu modo de perceber as profissões e se já conseguiu amadurecer a ponto de fazer a sua escolha.








Considerações finais

O aconselhamento é um processo no qual o psicólogo utiliza competências específicas para ajudar o sujeito activo a lidar mais eficazmente com a sua vida. O acto de aconselhar não é apenas de dar conselhos, mas de ajudar o sujeito a compreender-se a si próprio e à situação em que se encontra e ajudá-lo a melhorar a sua capacidade de tomar decisões que lhe sejam benéficas.
A orientação profissional é uma medida preventiva, que visa auxiliar o individuo no processo de maturação em relação à escolha profissional. Uma pessoa satisfeita com seu trabalho, em uma ocupação associada a sua personalidade e a seus anseios, tenderá à auto-realização e a uma capacidade produtiva maior. Desta forma, um processo de Orientação Profissional que facilite uma escolha consciente e bem formulada consiste em um primeiro passo à realização profissional agindo, portanto, como um instrumento que actua no sentido de programação da saúde humana.
Um outro aspecto que deve ser tomado em consideração é o facto de a fronteira entre a orientação professional e o aconselhamento não ser clara e poder se encontrar situações de ambiguidade, com certos gerentes que acreditam desempenhar o papel de orientadores, dando seu ponto de vista ao empregado sem utilizar o procedimento próprio da orientação professional.
Portanto, os processos de Aconselhamento e de Orientação profissional são imprescindiveis na medida em que permitem ao individuo que se sinta auto-realizado com a sua profissão, levando a um maior desempenho individual e consequente elevada produtividade ao nivel da organização.






Bibliografia

http://orientandotrabalhodeop.blogspot.com/. Acessado no dia 19 de Março de 2010 as 13:05h

http://www.unifev.edu.br/orientacao_profissional/escolha.php. Acessado no dia 15 de Março de 2010 as 14h

http://www.counselingvih.org/pt/definitions/definitons.php?Langue=pt. Acessado no dia 20 de Março de 2010 as 17h

Sauret, C. (1996). Le role-cle du conseiller d’orientation dans le systéme d’acteurs de la mobilité professionalle: réflexions d’um practicien. Paris

Técnicas de entrevista: ribafs.org/outros/trabalho/entrevista/tecnicas_de_entrevista.htm. acessado no dia 15 de Março de 2010 as 17:30h