Organizando a equipa do Projecto

In: Weiss, J. & Wysocki, R. (1992)

Na construção da equipa, aspectos técnicos devem merecer a mesma consideração que os papeis críticos e a química entre o gestor e a equipa do trabalho. Este capítulo cobre: Dando atenção às características importantes que deviam fazer parte de um gestor de progecto e uma equipa eficaz; Criar um livro de controlo para que sirva de assistência no processo de selecção; Sugerir padrõs para organizar o projecto numa organização.

Escolhendo o gestor do projecto
O gestor do projecto é uma das pessoas mais importantes no projecto. Ele tem um papel importante no planeamento e execução do projecto. O gestor do projecto também representa a imagem e a realidade do projecto para a organização e para grupos externos.

Tempo
O tempo necessário para escolher um gestor do projrcto varia. Em organizaçãoes maiores, o gestor do projecto pode ser indicado após a aprovação da proposta pelos gestores séniores. Uma regra a lembrar é: “quanto mais cedo o gestor do projecto e a equipa forem integrados no planeamento do projecto, maior será o seu cometimento ou a entrega será para a sua implementação”.

Critérios de Selecção
Para alcançar esse fim, as características predominantes de um gestor do projecto eficaz podem ser resumidas em: historial e experiência; liderança e conhecimento estratégico; experiência técnica; competência inter-pessoal; habilidades de gestão testadas.
Em geral, é preciso escolher um candidato com uma boa mistura de habilidades conceptuais, analíticas, operacionais e experiência prática.

Determinando as necessidades do pessoal: seleccionando a equipa do projecto
Factores dos quais dependem a selecção do pessoal são: a meta e os objectivos do projecto; a natureza do trabalho técnico por se fazer; a experiência exigida para recrutar, alocar, delegar, monitorar, comunicar e executar o trabalho em cada fase; disponibilidade do pessoal do projecto na organização onde o projecto será efectuado.

Critérios de Selecção
O mesmo critério usado para recrutar o gestor do projecto deve ser usado para recrutar a equipa. Os critérios são: cometimento para com a meta do projecto e o seu término; habilidade de comunicar e partilhar responsabilidades e poder; flexibilidade e habilidade de mudar de uma actividade para outra dependendo da duração e necessidade do projecto; competência técnica; vontade de admitir erros e parcialidades e de ser corrigido; orientação para actividade; habilidades de perceber o trabalho dentro da duração, limitações de recursos, disponibilidade para trabalhar em horas extras, se necessário; capacidade de confiar, ajudar os outros e receber ajuda; um jogador da equipa e não um heroi das suas causas; empreendedor, mas aberto à sugestões; habilidade de trabalhar com dois ou mais chefes; habilidade de trabalhar sem ou com estruturas formais e sistemas de autoridade; ter conhecimento e experiência com ferramentas de gestão de projectos.

Organizando e implantando projectos
O escritório do projecto é o ponto focal onde o pessoal do projecto interage externamente com clientes e internamente com as diferentes unidades da organização.

Critérios para determinar a localização do projecto são: liste os maiores resultados e objectivos desejados; liste as actividades chaves por objectivos e localize as unidades funcionais da organização para cada actividade;quebre as actividades em pacotes de trabalho; determine que subsistemas do projecto são necessários para completar os pacotes de trabalho e quais deles irão trabalhar de perto com os outros; liste as características e assunções especiais do projecto (tecnologia, pessoal, etc.); escolha uma estrutura e localização baseada na análise acima.

Não existe uma forma fácil ou padronizada para organizar uma equipa do projecto. Flexibilidade é a chave e trabalhar dentro e entre unidades da organização é a norma. É o gestor do projecto que em concerto com a equipa desenvolve contratos psicológicos e escritos para assistir os papeis e responsabilidades multifuncionais.