Desfecho do projecto

Autores: Weiss & Wysocki(1992).


As principais fases do término do projecto incluem: obter aceitação do cliente; documentar o projecto; fazer auditoria e emitir o relatório final.

Preparação das logísticas de desfecho
As razões para o desfecho do projecto são: obter contractos com fornecedores, clientes e outros parceiros que esperam um termino mais rápido do contracto; terminar os contratos com o pessoal do projecto; obter aprovação do cliente do projecto para o trabalho do projecto e entregas; assegurar que os entregáveis foram aplicados de acordo com o tempo, orçamento e especificações; assegurar que a documentação do projecto e as linhas de base facilitem as interacções ou as mudanças que podem ocorrer no futuro; terminar todas relações internas e externas; uma auditoria é feita e pode ser adicionada ao relatório final.
Uma data formal e predeterminada deve ser marcada pelo gestor de projecto e o supervisor geral do projecto. Esta data de desfecho deve estar de acordo com o plano mestre. O gestor inicia o desfecho do projecto com o conhecimento e cooperação da administração e do cliente (Weiss & Wysocki, 1992).

De acordo com Weiss & Wysocki (1992), há três tipos de desfecho de projectos:
O desfecho por extinção significa que o projecto assim como o relatório foram feitos com ou sem sucesso e a decisão para o término é acordado uma vez que os contratos e o relatório final devem acabar.
O desfecho por inclusão é aquela em que o projecto termina com sucesso e é incluído na organização. Este tipo de desfecho é visto como uma transformação e processo de transição do projecto para a organização que a suportou.
O desfecho por integração é o modo mais comum de terminar com sucesso um projecto. É também a forma mais complexa. Os equipamentos, os materiais e as pessoas devem ser redistribuídos para a organização.

Processo de término do projecto
O processo do término pode ser complicado, longo e complexo. As fases gerais para o término são: preparar a estratégia de desfecho; documentar o projecto; fazer uma auditoria pós-implementação, preparar e submeter o relatório final; obter a aprovação do cliente; fechar as operações.
Os passos para ajudar o gestor a estruturar o processo e encontrar as necessidades específicas do projecto são: estabelecer o desenho do término do projecto; conduzir reuniões para verificar este processo; preparar o relatório do término do projecto; terminar todos os documentos financeiros; pagar todos os salários e despesas; recolher todas dívidas; preparar o relatório final do término; concluir todas ordens de trabalho, de contracto com os fornecedores e os clientes; documentar os acordos com todos os vendedores e contratados; fechar o contracto do projecto e devolver todos os equipamentos; conduzir e completar auditoria pós – implementação; concluir o relatório final e submeter ao cliente; obter aceitação do cliente e fechar todos os contactos e terminar os contractos com os restantes agentes; aproximar o cliente e a administração para o suporte organizacional para o processo. O seu desfecho depende da satisfação do cliente e da qualidade dos serviços que o projecto o forneceu (Weiss & Wysocki, 1992).

Pós – implementação e relatório final do projecto
Segundo Weiss & Wysocki (1992), o relatório do projecto final, serve como memória ou história do projecto e o ficheiro que os outros podem verificar para estudar o progresso e impedimentos do projecto. Os formatos usados para o relatório final são: visão geral do sucesso e performance do projecto; organização e administração do projecto; técnicas usadas para alcançar os resultados do projecto; lista das partes positivas e fracas do projecto; recomendações do gestor do projecto e equipa para a continuação ou extinção do projecto.

Aprendendo com as falhas
Para Weiss & Wysocki (1992), os últimos esforços dos gestores de projecto são de juntar a equipa para rever a sua jornada. Esta é uma maneira de fechar formal e informalmente os relacionamentos. Nem todos os projectos terminam com um resultado feliz. Ainda falta um grande comprometimento em aprender com o ocorrido. A reunião final, festa, jantar ou gala, traz o ciclo de vida do projecto.